COMMENT INTERROGER VOS PARTIES PRENANTES ET CO-CONSTRUIRE VOTRE DÉMARCHE DE RSE ?

Posted by CoreKap / mai 13th, 2019 / No responses

L’intégration des parties prenantes à la réflexion des projets d’entreprise n’est pas seulement l’affaire de la RSE, même si c’est bien la voie(x) de la RSE qui a propulsé cette thématique au devant de la scène pour proposer de nouvelles pratiques entrepreneuriales transversales.
Bien sûr, d’un point de vue de responsabilité sociétale, chercher à réduire ses impacts négatifs sur l’environnement et la société ne peut se raisonner seul dans son coin, en vase clos. L’entreprise ne vit pas dans un désert mais bien au cœur d’une chaîne de valeur. Connaître finement l’interaction avec ses parties prenantes, c’est chercher à travers l’autre un regard objectif sur les impacts générés, subis, répercutés, mieux comprendre les freins ou les leviers d’action.

Et au-delà de l’effet recherché d’amélioration continue vers une activité plus respectueuse de l’homme, de l’environnement et de la société, on découvre des effets secondaires très vertueux dans cette mise en œuvre.

Certaines entreprises l’ont compris et sont passées dans un mode très proactif avec un véritable management de leurs parties prenantes.

Si interroger ses parties prenantes internes est de nos jours largement accepté et consensuel, dialoguer de manière collaborative avec ses parties prenantes externes peut présenter tout autant d’intérêt, notamment en matière de développement d’activité.

En France, cette recherche de relation externe et de construction concertée n’est pas encore véritablement ancrée dans la culture de l’entreprise où la notion de compétitivité reste avant tout autocentrée.

3 bonnes raisons de changer d’avis …

 

1. CHANGER DE POSTURE VIS-À-VIS DE VOS PARTIES PRENANTES HABITUELLES PERMET DE VOIR LES RELATIONS SOUS UN NOUVEAU JOUR

 

• Ne restez pas figés sur l’objectif économique de la relation avec les parties prenantes business (fournisseurs, clients, partenaires…). Profitez de ces échanges pour faire de la prospective et recueillir leur point de vue sur leurs perspectives d’évolution, les tendances du marché, les pratiques du secteur, …
  Connaître les grands objectifs de développement ou de diversification de vos parties prenantes, vous donnera des informations importantes qui consolideront votre vision, vous permettront d’anticiper, voir même de créer de nouvelles opportunités d’affaires.
• Changez de niveau de dialogue : passez de la simple relation acheteur-fournisseur à celle d’un niveau plus stratégique en impliquant aussi votre N+1 par exemple ou en intégrant vos homologues RSE respectifs lors des échanges. Incluez dans vos relations vos engagements responsables et améliorez le niveau relationnel pour sortir du triptyque coût – qualité – délai.
• Avec les parties prenantes internes, profitez de remettre au centre des discussions le projet « sens » de l’entreprise. Réalisez une analyse SWOT collaborative et transversale avec le plus grand nombre de services.

 

2. FAITES VIVRE VOTRE PLAN RSE AVEC VOS PARTIES PRENANTES EXTERNES DANS UNE LOGIQUE D’ÉCOSYSTÈME APPRENANT

 

Vos fournisseurs, clients, partenaires,… réalisent des actions RSE de leur côté, il y a certainement des pépites à partager. Vous pouvez créer des liens de compétence pour vous faire gagner en compétitivité mutuellement dans une logique d’écosystème apprenant.

Bien sûr, cela ne se fait en pas d’un claquement de doigts !

Mais de nombreux exemples montrent que par le biais d’interviews RSE, des fournisseurs ont pu proposer à leurs clients ou vice-versa, des partages de connaissances métiers ou de bonnes pratiques RSE.

Cela est bon pour la consolidation des relations car ça ENRICHIT la teneur de votre relation. Et tout ce qui enrichit donne envie d’être conservé.

 

3. COMMUNIQUER PRO-ACTIVEMENT VOUS HISSE AU NIVEAU DE LEADER EN TERMES DE RELATIONNEL

 

Informez sur l’avancement de vos réalisations, remettez de l’huile dans les rouages, consolidez des relations de proximité, … c’est un moyen efficace pour ne pas vous faire oublier par vos parties prenantes et votre écosystème.

 

Vous voilà convaincu(e) ? Alors, par où allez-vous commencer ?

 

QUELLES SONT LES PARTIES PRENANTES AVEC LESQUELLES DIALOGUER EN PRIORITÉ ?

Identifiez tout d’abord vos parties prenantes prioritaires.

Qu’appelle-t-on les parties prenantes prioritaires ?

Si vous n’avez pas encore effectué de cartographie de vos parties prenantes, alors c’est le moment !

Les parties prenantes dites prioritaires sont celles :

• jugées comme étant stratégiques mais dont les enjeux ont été identifiés et évalués de manière implicite – c’est-à-dire en ne s’appuyant que sur votre propre avis, forcément autocentré, et sans avoir recueilli leur opinion sur ces enjeux ;
• avec lesquelles les enjeux sont forts et le dialogue est jugé difficile, et pourtant : bon nombre d’entreprises laisse s’étioler une relation en ne voulant pas remettre de l’huile sur le feu, ou par crainte du durcissement des relations. Attention, dans les relations humaines, comme le dit le dicton : « Tout ce qui traîne finit par se salir ! ».
• qui sont sources de compétences, de savoir et d’innovation, et dont l’écoute sera forcément source d’enrichissement.

Les parties prenantes stratégiques dont les enjeux sont bien identifiés de manière explicite, et avec lesquelles le dialogue est jugé bon réciproquement, ne sont pas considérées comme des parties prenantes prioritaires.

 

Comment gérer les parties prenantes prioritaires ?

Si vous n’avez pas encore effectué votre matérialité des enjeux, là aussi c’est le moment ! car c’est le point de départ pour pouvoir prioriser vos relations avec vos parties prenantes.

Comme évoqué plus haut, vérifiez si les enjeux que vous avez identifiés et évalués en réalisant votre matérialité des enjeux, sont explicites ou implicites au regard de leur importance pour vos parties prenantes : ces enjeux vous sont-ils parvenus de manière formelle, documentée, contractualisée ou les avez-vous déduits en vous basant sur votre propre point de vue ?

Par exemple : des demandes spécifiques de clients relatives à des niveau de qualité, de sécurité ou de traçabilité produit sont la plupart du temps des enjeux bien explicites, de par la nature-même de la relation commerciale contractualisée.

En revanche, les sujets liés à l’évolution de l’écoconception des produits, à la démarche d’innovation environnementale ne font pas forcément partie du quotidien des échanges et relèvent peut-être alors de la supposition.

Ce seront donc des sujets à traiter directement avec les parties prenantes concernées. Et ces discussions peuvent s’avérer révélatrices d’attentes étonnamment éloignées de ce que vous pouviez imaginer.

Si vous avez déjà réalisé une grille de matérialité, alors c’est le moment de recalibrer les enjeux imprécis ou évalués comme immatures ou peu performants, et de revenir vers les parties prenantes concernées pour consolider votre dialogue !

 

COMMENT RECUEILLIR LES ATTENTES DE VOS PARTIES PRENANTES PRIORITAIRES ?

 

 

Préparez soigneusement votre échange

Interroger vos parties prenantes se prépare a minima : avec un courrier introductif reprenant vos objectifs précis quant à l’enquête, la durée et le niveau de responsabilité souhaité de la part du répondant. Privilégiez le contact direct avec vos parties prenantes prioritaires ou stratégiques : interview téléphonique, rencontre, salon.

Si vous utilisez un questionnaire, évitez absolument les longues listes de questions qui se révèlent à la fois chronophages et trop rigides. Vous rebuteriez vos interlocuteurs et ne seriez pas en mesure de recueillir des informations fines au-delà de celles touchant à la conformité.

Mieux vaut un échange oral de bonne qualité sur un seul sujet-clé, qu’un listing sans fin de questions standardisées. Le résultat sera mieux ciblé, plus riche d’informations et vous prendra moins de temps à traiter.

 

Misez sur la transparence 

Partagez votre cartographie des parties prenantes et le résultat de votre matérialité des enjeux : échangez sur votre propre évaluation des enjeux avec la partie prenante interrogée.

Durant la phase du diagnostic RSE initial, nous vous conseillons que l’interlocuteur qui va mener l’enquête soit une personne différente de celle qui entretient la relation habituelle. Un regard neuf est nécessaire à des fins d’objectivité ou pour libérer la parole sur des sujets jugés délicats.

Lors de la mise en œuvre de votre plan d’action, ou en cours de réévaluation interne de votre matérialité, vous pouvez réaliser les interviews par vous-même, ou vous faire aider d’un cabinet extérieur. Impliquez à vos côtés d’autres responsables, des services transverses qui peuvent être concernés par cet échange.

CoreKap se tient à vos côtés pour recueillir activement les attentes de vos parties prenantes et détecter les opportunités émergentes lors de ces échanges.

Et en cas de relation conflictuelle, ne cherchez jamais à éviter ou à laisser « se tasser » le conflit par lui-même. Celui qui réamorcera la discussion aura toujours une longueur d’avance.

Faites-vous aider d’un cabinet conseil comme CoreKap, spécialiste dans le dialogue avec les parties prenantes et la communication responsable, qui tiendra le rôle de médiateur.

Et si vous rencontrez un conflit économique majeur : tournez-vous sans attendre vers les équipes du médiateur national de l’entreprise (https://www.economie.gouv.fr/mediateur-des-entreprises).