L’évaluation EcoVadis : comment la réussir et faire progresser efficacement son score ?

Posted by CoreKap / mai 15th, 2018 / No responses

 

En quelques années, la plateforme collaborative EcoVadis s’est imposée comme le leader mondial de la notation RSE. Aujourd’hui près de 150 multinationales l’utilisent pour évaluer les performances RSE de leurs fournisseurs et sécuriser ainsi leur chaine d’approvisionnement mondiale. Au total, ce sont des dizaines de milliers d’entreprises qui sont amenées à utiliser la plateforme pour répondre régulièrement à des demandes d’évaluations RSE de leurs donneurs d’ordres.

Aujourd’hui, l’évaluation EcoVadis est donc devenue cruciale pour toute entreprise qui souhaiterait créer, maintenir ou consolider une relation de confiance avec ses grands donneurs d’ordres. Pour ces entreprises, la question est donc de savoir comment réussir son évaluation EcoVadis ? Et comme faire progresser son score ?

 

Éléments de réponses avec les entreprises D3E et DIFFUSIONS AROMATIQUES que nous avons eu l’occasion d’accompagner et qui ont récemment obtenu d’excellentes notations.

 

ANTICIPEZ L’ÉVALUATION

 

Pour réussir votre évaluation EcoVadis, il vous faut l’anticiper. N’attendez pas que vos clients vous demandent une évaluation pour commencer à vous organiser en interne. Préparez déjà votre propre base documentaire, par exemple selon les 7 questions centrales de l’ISO 26000, ou selon le référentiel que vous maîtrisez en interne.

Vous pourrez ainsi maîtriser le temps d’organisation documentaire, qui est souvent très anxiogène, notamment pour les petites entreprises.

Il arrive fréquemment que lors d’une première évaluation l’entreprise ne puisse pas valoriser certaines pratiques RSE. Elles sont bien réelles, mais au moment de l’évaluation elles ne sont pas formalisées, donc impossibles à prouver.

Tout ce qui doit être fait au dernier moment coûte toujours plus que si c’est étalé dans le temps.

Pour Sabine RZINE (Responsable QSE chez D3E), la participation à l’accompagnement collectif PERFORMANCE GLOBALE PACA-EST, entre 2014 et 2016, a permis à son entreprise d’avoir toutes les bases pour bien appréhender les questions abordées dans l’évaluation. « Grâce à cette opération pilotée par CoreKap, nous avions déjà fait un diagnostic de nos pratiques RSE selon l’ISO 26000, mis en place un plan d’actions et élaboré un Reporting RSE, bien avant la première demande d’évaluation EcoVadis. Nos engagements de longue date en matière d’environnement (certification ISO 14001 depuis 2009) et de santé et sécurité au travail (certification MASE depuis 2006) ont également été un vrai point fort. Tout ce travail en amont nous a ainsi permis d’aborder sereinement l’évaluation EcoVadis. »

 

DOCUMENTEZ VOS ENGAGEMENTS… MAIS NE VOUS INVENTEZ PAS !

 

Attention alors à ne pas rentrer dans la course à la bonne note dès le départ !

Dans la précipitation, si vous créez des politiques ou inventez des engagements de dernières minutes, cela vous apportera plus de déconvenues qu’autre chose sur le moyen terme : erreur documentaire, manque d’objectivité des preuves transmises, empilement de nouvelles politiques sans avoir réfléchi aux conséquences organisationnelles…

Et cela risque de coûter plus cher sur le long terme en matière de gestion du temps et de soulever les problèmes de cohérence sur les évaluations à venir ou lors d’audit sur site.

Plutôt que de se lancer tête baissée dans la formalisation à tout va, si vous n’y voyez pas clair, faites-vous accompagner pour avoir regard extérieur de conseil sur les actions pouvant objectivement être valorisées.

Comme le rappelle Soline MAGALDI (Responsable AR et QR chez DIFFUSIONS AROMATIQUES), « les réponses données à EcoVadis demandent toutes à être documentées, afin de prouver ce que l’entreprise évaluée avance. Les documents à rassembler sont nombreux et divers. Heureusement grâce au Reporting RSE que nous avons publié en 2015 via la solution myRSE Report de CoreKap, la majorité des documents étaient déjà rassemblés et facilement disponibles. Nous avons pu ainsi documenter nos réponses. Ceci nous a grandement simplifié les choses et permis de répondre de manière complète et rapide. »

 

ORGANISEZ VOTRE PROGRESSION

 

Dès lors que vous êtes soumis à une demande d’évaluation, il vous faudra la considérer dans le cadre de la dynamique globale et d’amélioration continue de votre organisation.

Une évaluation de ce type dans le cadre d’une relation client-fournisseur s’envisage sur le moyen ou long terme.

Donc considérer la réponse comme une étape « one shot » n’est pas cohérent.

Prenez le temps d’organiser votre parcours de progression pour les prochaines évaluations, en déployant une démarche interne à 360° structurée. Elle permettra de détecter toutes les bonnes pratiques existantes en les confrontant à vos enjeux matériels RSE réels, de fédérer vos équipes dans une démarche holistique et transversale et de construire une politique RSE globale.

Vous n’en serez que plus crédible auprès de vos clients et lors de la prochaine évaluation.

 

ADAPTEZ LES VOIES DE PROGRÈS PRÉCONISÉES A VOTRE STRATEGIE

 

Pour conduire les voies de progrès préconisées par EcoVadis (ou quelques consultants ou parties prenantes que ce soient d’ailleurs) – pratiques d’achat, éthique des affaires, environnement – vous devez les mettre en résonance avec votre stratégie générale.

Il faut les adapter à votre organisation de manière pragmatique. Les grandes promesses selon lesquelles vous allez sauver le monde, ça ne marche pas et personne n’y croira !

La prise en compte de la matérialité de vos enjeux RSE, du niveau de votre maturité organisationnelle et des leviers internes et externes que vous allez devoir solliciter, sont indispensables pour envisager votre progression sur le long terme.

Une action ou une politique mise en œuvre suite aux recommandations qui ne pourrait pas ou que peu se déployer, par manque de pouvoir d’influence sur certains sujets ou parties prenantes, n’apporterait aucune valeur ajoutée et de garantie de succès à moyen terme. Ce constat finirait par essouffler l’esprit d’initiative dans l’entreprise.

En 2017, la voie de progrès à mettre en place en priorité pour D3E était de renforcer sa politique en matière d’éthique des affaires. « Pour cela, nous avons traduit nos engagements dans plusieurs documents (politiques & code d’éthique des affaires). Cette formalisation a également été doublée d’une formation dispensée par CoreKap à l’ensemble des collaborateurs exposés aux risques liés à l’éthique et à la corruption. Résultat : lors de l’évaluation EcoVadis réalisée fin 2017, nous sommes passés de 60 à 70 sur la question de l’Ethique des affaires », poursuit Sabine RZINE.

 

GARDEZ UN DIALOGUE ACTIF AVEC VOS CLIENTS

 

Ne vous en remettez pas uniquement à la seule note d’EcoVadis (ou de tout autre évaluation ou label d’ailleurs) pour communiquer avec vos clients et les rassurer.

Mettez en place des canaux de communication qui permettent l’accès direct et régulier aux actions que vous déployez et à vos bonnes pratiques RSE !

Vous devez faciliter l’accès à l’information sur votre démarche et sur vos actions concrètes, pour faire voir régulièrement que le sujet RSE vit à part entière au sein de votre organisation.

Dans la majorité des cas, nous avons observé que le fait de se rapprocher régulièrement de ses clients et de ses fournisseurs, pour échanger sur ses interactions RSE ou sur des externalités RSE communes, permet de détecter des opportunités de collaboration pour arriver ensemble à relever le défi.

Cette stratégie de co-construction des plans de progrès est souvent source d’innovation pour les deux parties.

C’est justement dans cette optique que D3E prépare actuellement son Reporting RSE 2017 qui sera validé par un Organisme Tiers Indépendant. « Par le biais de ce reporting qui sera à nouveau accessible sur un site web dédié, nous souhaitons mieux partager nos pratiques avec nos parties prenantes. Plus détaillé et plus concret que le résultat de l’évaluation EcoVadis, ce reporting va nous permettre de communiquer sur les actions menées, les indicateurs de performance et les axes de progrès en lien avec les 7 questions centrales de l’ISO 26000 ».

Vous souhaitez vous faire accompagner pour répondre à une évaluation EcoVadis ?
Contactez-nous au 09 83 00 95 10 ou par mail (info@corekap.com) et nous nous ferons un plaisir de vous y aider !